Servicios al Personal
Guía completa de trámites, servicios y documentos administrativos para el personal
Es el documento que expide la DGRHO una vez formalizado el nombramiento respectivo para acreditar e identificar a los trabajadores de la dependencia.
La DGRHO autorizará el formato de la credencial Tipo SEP, mismo que deberá contar con el visto bueno de la Dirección General de Comunicación Social en cuanto a la imagen institucional vigente.
La credencial de identificación Tipo SEP deberá contener los datos siguientes:
- Nombre del trabajador
- Puesto
- Área de adscripción
- Fotografía
- Número de credencial
- RFC
- CURP
- Firma del empleado
- Fecha de emisión
- Firma del Titular de la DGRHO
- Vigencia
Las Unidades Administrativas solicitarán a la DGRHO la dotación de formatos Tipo SEP conforme a la plantilla de personal autorizada, a efecto de que en el ámbito de sus respectivas competencias, realicen la impresión de las mismas a través del sistema informático dispuesto para tal efecto.
Solo procederá la expedición y reexpedición de la credencial de identificación Tipo SEP en caso de término de vigencia, cambio de categoría o puesto, o por robo o extravío; en estos últimos dos supuestos, el trabajador deberá manifestar por escrito los hechos acontecidos.
Para realizar cualquier tipo de trámite en la dependencia, el trabajador deberá identificarse con la credencial Tipo SEP, la cual únicamente tendrá validez dentro del periodo de su vigencia.
Cuando el trabajador cause baja de la dependencia, queda obligado a hacer la devolución de la credencial de identificación Tipo SEP al área de recursos humanos de la Unidad Administrativa de su adscripción, misma que deberán cancelar mediante perforación en la firma del Titular de la DGRHO, e incorporarla a su expediente personal.
Es el documento mediante el cual se da aviso de alta, modificación y baja ante el ISSSTE de un Servidor Público adscrito a la Dependencia.
Las Coordinaciones Administrativas o equivalentes son responsables de realizar el trámite de afiliación al ISSSTE, observando lo señalado en el Reglamento de dicho Instituto.
Las Coordinaciones Administrativas enviarán al ISSSTE la información de los movimientos afiliatorios de alta, modificación del sueldo y baja de los trabajadores, dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha en que ocurran.
Cuando exista una disminución, suspensión y reanudación del entero de cuotas y aportaciones por licencia médica, lo deberán realizar dentro de los 10 días naturales siguientes a partir del otorgamiento de la misma.
En caso de rescisión de la relación laboral, se deberá notificar al ISSSTE el Aviso de Baja con la fecha del último día en el que el trabajador haya percibido su sueldo y que comprenda el correspondiente entero de cuotas y aportaciones, dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha en que ocurra.
Es un sistema mediante el cual se inscriben, analizan, actualizan y publicitan los datos que permiten verificar si la persona sujeta de validación al momento de la consulta cuenta o no con alguna sanción administrativa impuesta por la Secretaría de la Función Pública y otras autoridades competentes, previo a la selección, contratación y nombramiento para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el Servicio Público Federal.
Las Coordinaciones Administrativas o equivalentes son las responsables de obtener a través del sistema electrónico, la constancia de no inhabilitación de quien pretende ingresar al servicio público, para lo cual deberán tramitar su usuario y contraseña del servidor público responsable ante la DGRHO.
Es el documento que se expide a favor de un trabajador en el cual se hace constar que presta sus servicios para alguna de las Unidades Administrativas de la dependencia.
Los datos que debe contener la Constancia de Servicios son los siguientes:
- Nombre del trabajador
- RFC
- CURP
- Denominación del (os) puesto
- Clave de pago
- Adscripción
- Percepciones vigentes
- Antigüedad del trabajador en el servicio
Es responsabilidad de las Coordinaciones Administrativas o equivalentes, o de las áreas de recursos humanos de las Unidades Administrativas, expedir las constancias de servicios que le soliciten por escrito los trabajadores de sus respectivas competencias.
Es el documento en el cual se proporciona información sobre la historia laboral del trabajador en las Unidades Administrativas de la Secretaría de Educación Pública, elaborado conforme a las disposiciones emitidas por el ISSSTE.
La Hoja Única de Servicios, se expedirá para los trámites siguientes:
- Trámite de Pensiones (Jubilación, Retiro por edad y tiempo de servicios, Invalidez, Recuperación del Fondo de Pensiones ISSSTE, Riesgos de trabajo, Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez)
- Pensiones por muerte del trabajador (Viudez, Orfandad, Concubinato, Ascendencia)
- Indemnización global (cuando no se haya generado el derecho a una pensión, por baja del trabajador por cualquier motivo o por defunción)
- Para comprobar antigüedad en el Gobierno Federal
- Para tramitar Préstamos a Corto y Mediano Plazos ante el ISSSTE (cuando el Instituto lo requiera)
- Para el cobro de los seguros de la compañía que preste sus servicios a la Dependencia
- Regularización de aportaciones ante el ISSSTE
- Obtención de crédito ante el ISSSTE y Fondo de la Vivienda (FOVISSSTE)
- Cambio de adscripción
- Para actualización del expediente electrónico del trabajador en el ISSSTE
- Para el pago de prestaciones en los que se requiera verificar años de servicio en la dependencia
La información que contenga la Hoja Única de Servicios, debe obtenerse directamente del expediente del trabajador, así como de los registros en el sistema informático de administración de personal de la SEP.
La Hoja Única de Servicios se solicitará en la Unidad Administrativa de adscripción del trabajador, sin embargo, se deberá expedir conforme a lo siguiente:
- Unidades Administrativas registradas ante el ISSSTE de la oficina de la Secretaría, Jefatura de la Oficina de la Secretaría y Unidad de Administración y Finanzas, serán expedidas por la DGRHO.
- Unidades Administrativas registradas ante el ISSSTE de las Subsecretarias, serán expedidas por los Coordinadores Administrativos o equivalentes, o bien por la autoridad en quien se delegue la función, debiendo registrar su firma ante el ISSSTE.
Es el documento que expide el trabajador a otra persona para otorgar poder amplio y suficiente para hacer en su nombre y representación, diversos trámites derivados de la relación laboral ante la Dependencia.
La Carta Poder debe contener los siguientes datos:
- Nombre completo del trabajador
- RFC
- Datos laborales
- Domicilio particular del poderdante (trabajador) y del apoderado legal
- Firma del trabajador y apoderado legal
- Descripción detallada del trámite que se realizará
- Firma de dos testigos
- Identificación oficial de las personas que intervienen (copia simple)
Las Coordinaciones Administrativas o equivalentes deben cotejar los datos contenidos en la carta poder presentada por el apoderado del trabajador.
El apoderado deberá presentar una identificación oficial, así como la credencial vigente expedida por la Dependencia a favor del poderdante y la documentación relacionada con el trámite por el cual se otorga el poder.
Una vez cotejados los datos de la Carta Poder, el Coordinador Administrativo o equivalente dará su visto bueno para efectuar el trámite que solicitó el trabajador a través de su apoderado.
Es el documento en el que se informan los datos del trabajador, considerando únicamente la sumatoria del sueldo básico de cotización total ante el ISSSTE de la plaza ocupada durante su relación laboral en la Dependencia.
El Reporte del FOVISSSTE se elabora a los trabajadores o a sus beneficiarios que presenten el documento que acredite la jubilación, pensión o defunción del trabajador emitido por el ISSSTE, para recuperar el 5% de los fondos acumulados ante el FOVISSSTE, entre el 1 de septiembre de 1972 y el 31 de diciembre de 1992.
El reporte para la recuperación del 5% del FOVISSSTE se deberá emitir conforme a lo siguiente:
- Unidades Administrativas registradas ante el FOVISSSTE de la oficina de la Secretaría, Jefatura de la Oficina de la Secretaría y Unidad de Administración y Finanzas, serán expedidas por la DGRHO.
- Unidades Administrativas registradas ante el FOVISSSTE de las Subsecretarias, serán expedidas por los Coordinadores Administrativos o equivalentes, o bien por la autoridad en quien se delegue la función, debiendo registrar su firma ante el FOVISSSTE.
Es el documento en el cual se hace constar ante el ISSSTE, los datos personales y laborales del trabajador, para que le cubra el subsidio correspondiente, cuando disfrute de licencia sin goce de sueldo por licencia médica de acuerdo con el Artículo 37 de la Ley del ISSSTE.
La Constancia para el Cobro de Subsidio se expide a petición del trabajador o apoderado legal, en la que se indique:
- Nombre completo del trabajador
- RFC
- Fecha de ingreso a la Dependencia
- Categoría o puesto
- Sueldo mensual al inicio de la licencia
- Período de la licencia con goce de sueldo, medio sueldo o sin goce de sueldo
- Número del reporte médico o aviso de licencia en la categoría y/o puesto que desempeñaba
Las Coordinaciones Administrativas o equivalentes, deben expedir y autorizar la Constancia previo registro de firma ante el ISSSTE.
Es el documento que contiene las últimas percepciones y deducciones del trabajador y se otorga cuando causa baja de una Unidad Administrativa por transferencia presupuestaria, cambios de adscripción interestatal o permuta interestatal.
Las percepciones y las deducciones de ley, así como las personales consignadas en la Constancia, sirven de base para incorporarlas a la nómina de la nueva adscripción del trabajador.
Las áreas de pago de la DGRHO, previa solicitud de las Unidades Administrativas, deberán emitir la Constancia con el visto bueno de la persona titular de la DGRHO, anexando la Constancia de Nombramiento de la baja por transferencia presupuestaria, cambio de adscripción interestatal o permuta interestatal y fotocopia de la afectación presupuestaria autorizada.
Una vez emitida la Constancia de Último Pago, las áreas de pago de la DGRHO no deberán generar pagos ordinarios en la plaza en la que el trabajador causó baja.
Es el documento que contiene los incrementos en el sueldo base y prestaciones sujetas al Fondo de Pensiones del ISSSTE, de la categoría o puesto desempeñado por el jubilado y/o pensionado que estuvo adscrito a las Unidades Administrativas de esta Dependencia, desde el momento en que causó alta ante el ISSSTE por jubilación, pensión o retiro, hasta la actualidad.
Los requisitos documentales para la elaboración de la Constancia de Evolución Salarial que deberá entregar el jubilado y/o pensionado, o representante del mismo, serán los siguientes:
- Solicitud por escrito, dirigida al Titular de la DGRHO
- Carta Poder (cuando la solicitud se efectúe en representación del jubilado y/o pensionado)
- Hoja Única de Servicios (copia)
- Último talón de pago (copia)
- Última Constancia de Evolución Salarial tramitada (copia)
- Identificación oficial vigente (copia)
La Constancia de Evolución Salarial es emitida a petición del interesado, por la DGRHO mediante oficio que certifica la validez de la información.
La recepción de la solicitud y la emisión de la Constancia de Evolución Salarial, se realizará cuando se cumplan los requisitos indicados y se entregue debidamente requisitado el formato de “Solicitud de Constancia de Evolución Salarial”, el cual será proporcionado por la Dirección de Remuneraciones de la DGRHO.
Este servicio no será proporcionado al jubilado y/o pensionado que estuvo adscrito a Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades Paraestatales agrupadas en el sector coordinado por la Secretaría de Educación Pública.
La Constancia de No Adeudo es el documento mediante el cual se acredita que el personal que causó baja de la Dependencia no adeuda recursos materiales y financieros.
La Constancia de No Adeudo (Anexo 2) será entregada por las Coordinaciones Administrativas o equivalentes, al trabajador que haya causado baja del servicio.
Cuando la Constancia de No Adeudo esté debidamente requisitada y suscrita por las Coordinaciones Administrativas o equivalentes, y se determine que no existe adeudo alguno, será entregada al extrabajador que la solicitó o en su caso a sus beneficiarios, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha en la que se notificó la baja.
Las Coordinaciones Administrativas o equivalentes serán las instancias responsables de requisitar debidamente la Constancia de No Adeudo.
La Constancia de No Adeudo será el documento base para que el trabajador pueda solicitar la Hoja Única de Servicios y la Constancia de Nombramiento donde se especifique la baja.
La Constancia de No Adeudo en ningún momento sustituye al Acta de Entrega-Recepción que, en su caso, deben elaborar los servidores públicos obligados a presentarla al término de su encargo.
Es el documento que se expide a petición de los ex trabajadores de la Dependencia o de sus familiares en caso de defunción, con derecho a solicitar una pensión ante el ISSSTE.
La DGRHO es la responsable de emitir el Aviso de Cambio de Situación de Personal Federal, con base en la copia de la Constancia de Nombramiento de la baja.
Es el sitio electrónico disponible en Internet para los trabajadores adscritos a las Unidades Administrativas de la dependencia, a través del cual tienen acceso al comprobante de percepciones y deducciones que se emite por el pago de sus remuneraciones.
Los trabajadores deberán realizar el proceso de autenticación en el Portal de Autoservicios, registrándose como usuario cuya clave deberá corresponder a su RFC y contraseña de acceso, la cual será de carácter personal, intransferible y confidencial.
Las áreas de pago de la DGRHO publicarán en el Portal de Autoservicios los comprobantes de percepciones y deducciones de los trabajadores a partir de la fecha de pago establecida en el Calendario de Fechas Límite para los Procesos, Emisión y Conciliación del Pago correspondiente al ejercicio del que se trate.
Los comprobantes de percepciones y deducciones se encontrarán disponibles a partir del día en que la Secretaría de Educación Pública efectúa el pago de remuneraciones, y hasta 3 meses posteriores a su emisión, es decir, dicho comprobante se encontrará disponible para consultarlo, guardarlo o imprimirlo en el Portal de Autoservicios durante 6 quincenas.
Los trabajadores deberán acceder al Portal de Autoservicios para obtener su comprobante de percepciones y deducciones a las páginas electrónicas siguientes:
- Unidades Administrativas del Sector Central: http://portaldeautoservicios.sep.gob.mx
- Unidades Administrativas de la Subsecretaría de Educación Media Superior: http://portaldeautoservicios-sems.sep.gob.mx
En caso de que el trabajador requiera recuperar su usuario y contraseña para acceder al Portal de Autoservicios a efecto de consultar, imprimir o resguardar electrónicamente sus comprobantes de percepciones y deducciones, deberá solicitarlo por escrito a través de su Unidad Administrativa de adscripción a la DGRHO.
Los comprobantes de percepciones y deducciones publicados en el Portal de Autoservicios, deberán contar con el CFDI, en términos de las disposiciones fiscales aplicables.
Las áreas de pago de la DGRHO únicamente proporcionarán los comprobantes de percepciones y deducciones mediante solicitud por escrito del trabajador, sus beneficiarios; así como cuando sean requeridos por la autoridad competente.